Envisioning Management Consulting
Profiel
Aanpak
Portfolio
Literatuur
Relaties
Publicaties
Zoeken
Contact
Publicatie van Envisioning

De veranderende rol van het kantoor:
Van functionele werkplek naar multi functionele ontmoetingsplaats.

Het risico dat u als een ondernemer en manager loopt bij het niet goed inrichten van een bij uw bedrijfsstrategie passende kantooromgeving is groter dan vaak wordt gedacht.

Kantooromgevingen hebben een duidelijke invloed op de motivatie van medewerkers en beïnvloeden derhalve de productiviteit. Daarnaast zo betoog ik hier in dit onderwerp, is de rol van het kantoor aan sterke verandering onderhevig.

In toenemende mate wordt er tegenwoordig aandacht besteed aan het formuleren van missie, visie, strategie. Dat is een uitermate nuttige activiteit om focus te creëren op datgene dat u met uw organisatie kunt en wilt bereiken. Strategievorming is echter een papieren exercitie, en hoe nuttig ook voor uw toekomstbepaling, voor de medewerkers is het slechts een verhaal van de directie. Het doorvertalen naar de praktijk van elke dag in zichtbare en bruikbare zaken bepaalt of de strategische doelstellingen ook worden behaald.

Een van die factoren die bij de vertaling van strategie naar de praktijk een rol spelen is de kantooromgeving. De kantooromgeving bestaat uit een combinatie van keuzes die uitstralen die u als ondernemer belangrijk vindt, of u dat nu zo bedoelt of niet.
De volgende elementen spelen een rol:

  • Locatie: geografie (centraal in NL, randstad, oost NL, etc) maar ook directe locatiekeuze als parkenbuurt, kantorenwijk, industrieterrein
  • Type pand: oud verbouwd grachtenpand versus pandgebouw
  • Inrichting: klassiek versus strak modern; sober zakelijk versus luxe

De keuzes die u maakt spreken uw voorkeuren, visies en keuzes uit als ondernemer.
Naast het feit dat deze keuzes imago-ondersteunend zijn richting uw klanten, speelt het ook imago-creërend op de arbeidsmarkt. Wie kent niet de bouwstijl van ING bank zoals die begonnen is in Amsterdam-Zuid Oost.
Vooral ook inrichting duiden vaak een cultuur van een bedrijf of organisatie: formeel, gesloten ruimtes, klassieke stijl (bijvoorbeeld advocaten). Veel kleur en moderne vormen in een reklamebureau spreken creativiteit en vernieuwing. Adviesbureaus wensen veel open ruimtes, efficiënte uitstraling met warme tinten voor de overlegruimtes.

Inrichting: waarom niet-effectieve ruimten vergroten?
Eén van de aspecten die bij kantoorinrichting nogal eens over het hoofd wordt gezien, zijn de zogenaamde niet-effectieve ruimten. Gangen, vergaderzalen, zithoek, wachtruimte, garderobe, kopieer-ruimtes, koffiehoeken, lunch-ruimte e.d.. In een aantal kantoren van professionele dienstverleners als verzekeraars, banken en makelaars en adviesbureaus worden informele ruimte met opzet gecreëerd. Zo heeft een adviesbureau de gangen relatief smal gehouden en op verschillende plekken een ronde (informele vorm!) ruimte waar planten en een zitje staan gecreëerd. Adviseurs namelijk moeten het als ze op kantoor zijn, hebben van overleg en intervisie met elkaar. Min of meer toevallige ontmoetingen onder collega's spelen hierin een belangrijke rol. Officiële overleggen werken hiervoor onvoldoende.
Ook verzekeraars spelen op deze trend van de "toevallige ontmoeting"-plaatsen in. Niet alleen een koffiehoek, maar ook de kopieerfaciliteit, rapportafdruk en -inbindfaciliteit, leestafel worden tot een communicatieruimte gemaakt.

Naar analogie hiervan kunnen vele kantoren van bijvoorbeeld notarissen, verzekeringskantoren, assurantietussenpersonen, marketing- en servicebureaus, architectenbureaus, maar ook gemeentelijke diensten en administraties van handelsbedrijven veel beter worden benut, gericht op het nuttig rendement van de mensen die er met plezier in moeten werken.

Verdwijnen kantoren als gevolg van de elektronische snelweg?
De nu nog vaak als niet-effectieve ruimten bestempelde kantooroppervlakten zullen in de toekomst alleen nog maar belangrijker worden. Met de opkomst van telewerken is voor veel "kantoorberoepen" de noodzaak om dit 5 dagen per week van negen tot vijf ook daar te doen, niet langer aanwezig. Het werk kan veel flexibeler en met dezelfde informatievoorziening via de elektronische snelwegen (internet en inbelverbindingen op het netwerk van de zaak) uitstekend worden uitgevoerd vanuit huis en soms auto. Zo maken de service centers van verzekeraars en telefoonmaatschappijen nu al volop gebruik van thuiswerkers die automatisch kunnen worden "ingeschakeld" als de medewerkers op kantoor (de basis bezetting) het te druk krijgen. De klant die belt merkt daar helemaal niets van.

Verdwijnen kantoren dan in de toekomst helemaal? Winnen de "clicks het van de bricks", zoals in internettaal vaak gehoord wordt. Nee natuurlijk niet! Wel geloof ik dat kantoren in toenemende mate andere functies krijgen dan de basisfunctie van een werkplek zijn. Het bieden van vergaderruimtes, informele ontmoetingsplaatsen, seminarruimtes, workshopfaciliteiten en lees/praatruimtes worden groter en de hoeveelheid formele werkruimtes zullen naar verhouding afnemen.

ABN Amro sluit eenzesde kantorennet
ABN Amro sluit de komende 5 jaar 150 van de 900 bemande kantoren in Nederland. Bij de reorganisatie verdwijnen 2400 van de 25-duizend volledige banen. Het netwerk van de bank moet op peil worden gehouden met onbemande "transactieplaatsen". ABN Amro wil met de operatie de kosten drukken en inspelen op nieuwe ontwikkelingen zoals internet-bankieren.
Uit: Volkskrant 18 januari 2000

"Winnen de clicks het van de bricks?"

3